Tervmegvalósítás a gyakorlatban

Csak annak lehet segíteni, aki maga is akarja, aki elkötelezett a változás mellett. A „Még kérdés, hogy miért van szükség honlapra” című írásom pont egy ilyen esetet ír le. Sose vegyen igénybe tanácsadót csak azért, hogy magát megnyugtassa, és hogy elmondhassa, mindent megtett cége érdekében. A tanácsadó legjobb tudása szerint tesz javaslatot Önnek. A nap végén az Ön kezében van a döntés, hogy megvalósítja e.

Sok terv azért bukik el, mert nem állítanak fel prioritásokat. Aki egyszerre akar mindent megvalósítani, az általában semmit nem ér el. Erre van is egy közmondás: „Ki sokat markol, keveset fog.”

A stratégia megvalósítását szolgáló akcióterv lépésekből áll, időzítésekkel. Csak arra a tervre mondjon igent (minimum, optimum, maximum terv), amelyet a cége reálisan meg is tud valósítani. Ha idő-, ember- vagy pénzhiánnyal küzdenek, akkor ne a maximum tervet próbálja ráerőltetni a szervezetre. Válassza inkább a minimum vagy optimum tervet, haladjon kisebb lépésekkel. Állítson fel prioritási sorrendet, és a legfontosabb, legsürgősebb feladatok megoldására fókuszáljon.

Ha irreális elvárásokat támasztana az egyébként hatékonyan dolgozó, motivált munkatársaival szemben – itt mindig a feladat nagysága/bonyolultsága és a rendelkezésre álló idő a döntő -, azt kockáztatja, hogy hibázni fognak. A kapkodás, tűzoltás soha sem vezet jóra. A nem megfelelően előkészített akciók nem csak az eredményességet kérdőjelezik meg, hanem a munkatársai, és végső soron Ön is kompromisszumokra kényszerülnek, amelyek félmegoldásokat szülnek.

Vegyünk például egy nyomdai kivitelezést, mondjuk egy szórólap nyomtatását. Itt az időtényezőnek nagy jelentősége van. Időbe telik a grafikai tervezés, a szöveg megírása, a tördelés és a korrektúra. Ez utóbbi gyakran többfordulós. Ha erre nem szánnak elég időt, akkor akár nyelvtani hibák is maradhatnak a szövegben. A nyomdai kivitelezés során is jelentősége van az időtényezőnek pl. egy stancolt szórólapnál, vagy egy olyan nyomtatott anyagnál, amelynél időt kell hagyni száradásra. Ha nem reális a szórólaphoz rendelt határidő, akkor előfordulhat, hogy nem jut idő pl. a stancforma kialakítására. Kompromisszum, aminek árán ugyan kezébe veheti a kész szórólapot, de mégsem az a hatékony reklámeszköz lesz, mint aminek szánták.

Éppen a fentiekben leírtak szerint a nagyobb projekteknél célszerű megvalósítási tervet készíteni. Ebben sorra kell venni a munkafolyamatokat, lépéseket (amilyen részletesen csak lehet), és melléjük kell rendelni a felelősöket és a reális határidőket. Ha alvállalkozók bevonását igényli a projekt, akkor a terv összeállítása előtt érdemes tőlük bekérni a saját menetrendjüket, vagy legalább azt, hogy nekik mennyi időbe telik a feladat végrehajtása. Érdemes tartalék napokat is közbe iktatni a nem várt nehézségek megoldására. Az egyes etapok végére célszerű mérföldköveket illeszteni. Ilyen például egy  kampányhoz készülő többféle nyomdai anyag kivitelezésnél a végső layoutok elfogadása, egy új termék fejlesztésénél a csomagolástervek elfogadása vagy a  kész csomagolás (címke, doboz, zsacskó, gyűjtőkarton stb.) elküldése gyárba.

Ha tanácsaimat megfogadja, vagy ha már eleve a fentiekben leírtak szerint folyik a munka az Ön cégénél, akkor a terv nem csak egy szép álom marad tele kifogásokkal, hanem az üzleti céljai elérésének hatékony, eredményes eszköze lesz.